مجله فانوس توانمندسازی جوانان از طریق رسانه
مطالب مرتبط
ارسالی آسیه
اشاره : اگر مجموعه مقالات <الفباي مديريت فناوري اطلاعات> را تاكنون دنبال كرده باشيد، لابد با بعضي از جنبه‌هاي مختلف اين شاخه از علم مديريت آشنايي پيداكرده‌ايد. اين دانش تلفيقي از تكنيك‌هاي مديريتي و اصول و مباني پياده‌سازي و توسعه فناوري اطلاعات در يك سازمان است. اصطلاحاتي مثل TCO، ROI،BPR ، Outsourcing و (KM (1از جمله موارد مهمي هستند كه بايد هر مدير فناوري اطلاعات درباره آنها بداند. در دو قسمت قبلي اين مقاله گفتيم كه تعريف يك <مدير فناوري اطلاعات> چيست و براي اينكه بتوان به يك مدير خوب براي اداره كردن فناوري اطلاعات (در يك سازمان) تبديل شد به چه مهارت‌هاي عمومي و تخصصي نياز است. در بخش آخر اين مقاله مسووليت‌هاي اصلي يك مدير فناوری اطلاعات را بررسي مي‌كنيم.
مسووليت‌هاي اصلي CIO كدامند؟
با توجه به شرحي كه پيرامون مهارت‌هاي عمومي و تخصصي يك مدير فناوري اطلاعات در سازمان آورديم، اينك به راحتي مي‌توان حدس زد كه مسووليت‌هاي اساسي يك CIO چه‌چيزها‌يي هستند. اين مسووليت‌ها از يك سو به مهارت‌هاي عمومي مديريتي وي و از سوي ديگر به مهارت‌هاي تخصصي او مرتبط هستند. اين مسووليت‌ها را از ديدگاه ديگري نيز مي‌توان تقسيم‌بندي كرد. اگر خوب دقت كنيم متوجه مي‌شويم كه برخي از وظايف يك <مدير ارشد اطلاعات> (2) در حقيقت مديريت مقولات نرم‌افزاري مانند خود اطلاعات و نيروي انساني مرتبط با آن و نيز جنبه‌هاي راهبردي مديريت است و برخي ديگر از وظايف او با مقولاتي سخت‌افزاري مانند دستگاه‌ها و سيستم‌هاي كامپيوتري گره خورده است. ايده اصلي و كلي مديريت اطلاعات در سازمان اين است كه يك نفر به نام CIO بايد علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت‌افزاري و نرم‌افزاري جريان اطلاعات در سازمان، زمينه گردش صحيح و بهره‌برداري مناسب از اين اطلاعات و اندوخته‌هاي معنوي را در سازمان فراهم سازد.
به يك تعبير مي‌توان نقش مدير فناوري اطلاعات در سازمان را به سيستم گردش وكنترل سوخت، آب و روغن در يك اتومبيل تشبيه كرد. چنين سيستمي علاوه بر فراهم ساختن بستر گردش اين سه ماده حياتي در اتومبيل، به‌طور مرتب بر روند حركت آنها در سراسر سيستم نظارت مي‌كند. اما بديهي است كه يك سازمان چيزي بيش از يك ماشين است و نقش انساني و تدبير يك CIO در مجموعه وظايف و اختيارات او از اهميت فوق‌العاده‌اي برخوردار است. بنابراين، مقولاتي نظير بودجه بندي، مديريت پروژه و مديريت استراتژيك فناوري اطلاعات در سازمان نيز جزو مسووليت‌هاي اصلي اوست.
1- مديريت خدمات و ابزارهاي دپارتمانIT
به طور طبيعي اولين انتظاري كه سازمان از يك مدير ارشد اطلاعات دارد، مديريت روزمره خدمات و ابزارهاي واحد ITسازمان است. اين واحد، بستر لازم براي فعاليت‌هاي اطلاعاتي روزمره ساير واحدهاي سازمان مانند دبيرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداري و بخش‌هاي ديگر را فراهم مي‌كند. مدير فناوري اطلاعات در سازمان بايد بر حُسن اجراي وظايف اين بخش از سازمان نظارت دائمي داشته باشد. همچنين بسيار محتمل است كه واحد IT، خدمات ويژه‌اي نيز به كارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اينترنت يا سرويس ذخيره‌سازي فايل در شبكه). در اين‌صورت، مدير اطلاعات بايد بر نحوه ارائه اين خدمات نيز نظارت داشته باشد.
2- مديريت كارشناسان IT
بديهي است كه تا دو يا چند نفر به عنوان كارشناس كامپيوتر و فناوري اطلاعات در يك سازمان مشغول به كار نباشند، صحبت از مديريت فناوري اطلاعات در آن سازمان معنايي نخواهد داشت. چنانكه پيشتر هم گفتيم، چگونگي تعامل با اين كارمندان و به اصطلاح سروكله زدن با كارشناسان IT سازمان، يكي از دغدغه‌ها و مسووليت‌هاي اصلي يك CIO است.
3- مديريت ارتباطات
يكي از بخش‌هاي مديريت اطلاعات در سازمان، تسهيل روند آن‌دسته از ارتباطات درون و برون سازماني است كه به واسطه ابزارهاي ارتباطي الكترونيكي و كامپيوتري ميان كارمندان شركت از يك سو و نيز ميان كارمندان و مخاطبان فعاليت‌هاي سازمان از سوي ديگر صورت مي‌گيرد. نحوه دخالت مدير ارشد اطلاعات در اين زمينه بيشتر فني و تكنيكي است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاري است. وظيفه مدير فناوري اطلاعات در اين زمينه آن است كه با شناسايي نقاط ضعف و قوت شريان‌هاي اطلاعاتي درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بيرون از سازمان، به طور مداوم در فكر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه اي كه كارمندان سازمان براي ارتباط گيري ميان خود و مراجعان و مشتريان سازمان با كمترين مانعي روبرو شوند.
4- فراهم ساختن امنيت اطلاعات و ارتباطات
وقتي صحبت از زيرساخت ارتباطي و اطلاعاتي سازمان به ميان مي‌آيد، بي‌درنگ مهمترين موضوعي كه به ذهن خطور مي‌كند مساله چگونگي امنيت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. يك ساختار ارتباطي هرچقدر هم كه پيشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلي به‌كارگيري فناوري اطلاعات در سازمان را زير سوال مي‌برد و همه كاركردهاي مثبت آن را به خطر مي‌اندازد. مدير فناوري اطلاعات در سازمان بايد متوجه باشد كه اگر به موازات تسهيل روند گردش اطلاعات در سازمان فكري به حال افزايش امنيت بستر اطلاعاتي نكند، افزايش ميزان تبادل اطلاعات عملا به معني به خطرانداختنِ هرچه بيشتر دانش، تجربه، سرمايه معنوي و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است كه گاه ارزش اقتصادي يا راهبردي فراوان دارد.
5- مديريت دانش
از آنجا كه امروزه اطلاعات، يكي از اَشكال اصلي و مهم سرمايه در سازمان‌هاي مترقي محسوب مي‌شود، مي‌توان پيش‌بيني كرد كه آن‌دسته از سازمان‌ها كه خود را نيازمند بهره‌گيري از توان يك مدير ارشد اطلاعات در مجموعه كادر مديريت سازمان مي‌بينند، لابد به سطحي از پيشرفت در استفاده از فناوري اطلاعات رسيده‌اند كه دانش و اطلاعات ذخيره‌شده در سازمان، به كالايي گرانبها در ميان انواع سرمايه ها و داشته‌هاي سازمان تبديل شده است. مديريت دانش يا Knowledge Management در واقع يك مديريت استراتژيك است. همان‌طور كه كنترل سرمايه‌هاي مالي سازمان يكي از حساسترين و راهبردي‌ترين پايه‌هاي مديريت آن است، براي سازماني كه از روش‌هاي دانش‌بر در كسب‌وكار خود استفاده مي‌كند نيز كنترل سرمايه‌هاي اطلاعاتي سازمان بسيار مهم و كليدي است. بدون شك اين مورد يك از مهمترين مسووليت‌هاي يك CIO است.
6- مديريت محتوا
يكي ديگر از وظايف مهم CIO كه ارتباط تنگاتنگي با امور اطلاعاتي روزمره سازمان دارد، نحوه مديريت محتوا يا Content Management است. در اينجا منظور از محتوا چيزي جز همان داده‌ها و اطلاعات با ارزشي كه بر بستر ارتباطي سازمان جاري است نمي‌باشد. بهترين تعبيري كه از مفهوم مديريت محتوا در يك سازمان مي‌توان ارائه كرد همان است كه اصطلاحاDigital Workflow يا چرخه ديجيتالي امور اطلاعاتي سازمان ناميده مي‌شود. اين چرخه ممكن است فقط محدود به آن‌دسته از اطلاعات كه در كالبد سيستم‌هاي كامپيوتري توليد و پردازش مي‌شوند باشد، يا به تدريج تمام چرخه‌هاي غير ديجيتالي بروكراسي سازمان را نيز دربرگيرد و آنها را هم شامل شود.
7- بودجه بندي
مديريت اطلاعات و فناوري اطلاعات در يك سازمان كار بسيار حساس و ظريفي است.CIO بايد همواره به خاطر داشته باشد كه فناوري اطلاعات آمده است كه تا چرخه امور در كسب‌وكار سازمان را تسهيل كند. اگر قرار باشد به‌كارگيري فناوري اطلاعات هزينه‌هاي سازمان را افزايش دهد و بهره‌وري اندكي ايجاد كند، با توجه به پيچيدگي‌هاي فنيIT و نياز مبرم آن به نيروي متخصص ماهر، در مجموع كسب‌وكار سازمان به جاي حركت به سمت چابكي و كارآمدي، به سمت كاهش بازده و پيچيدگي بيشتر حركت خواهد كرد. در چنين شرايطي ممكن است مديريت سازمان از پياده‌سازي فناوري اطلاعات در مقياس عمده صرف‌نظر كند. هنرCIO اين‌است كه يك برنامه زماني قابل دفاع از نحوه هزينه شدن بودجه اختصاص يافته به توسعه كاربري فناوري اطلاعات در سازمان ارائه نمايد. به گونه‌اي كه ديگر مديران سازمان به تدريج آثار مثبت به‌كارگيري فناوري اطلاعات را احساس كنند.
8- مديريت پروژه
گاهي اوقات انجام ماموريت‌هاي محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام‌رساندن پروژه‌هاي ويژه كوچك و بزرگي است كه فراتر از امور روزمره و عادي اين واحد هستند. در چنين مواقعي كنترل روند آغاز و پايان پروژه بسيار حياتي است. پروژه‌هاي مرتبط با فناوري اطلاعات، حتي پروژه‌هاي كوچك، نوعاً داراي سطحي از پيچيدگي و ظرافت هستند كه اگر پيش‌بيني نشوند، انجام اين پروژه‌ها نهايتا حاصلي جز صرف هزينه‌هاي زياد و بازده اندك نخواهند داشت. زمان‌بندي انجام پروژه‌هاي مشابه نيز از يك سازمان به سازمان ديگر تفاوت دارد. زيرا سيستم كسب‌وكار، زيرساخت اطلاعاتي و ميزان تخصص و دانش نيروي انساني در سازمان‌ها متفاوتند. مديران باتجربه‌تر مي‌توانند با توجه به وضعيت كنوني سازمان و نوع ماموريت و كسب‌وكار سازمان، پيش‌بيني كنند كه يك پروژه مشخص چقدر زمان مي‌برد و به چه پيش‌نيازهايي وابسته است. در واقع هنگامي كه پاي اجراي يكي از اين پروژه‌ها به ميان مي‌آيد، هيچ‌كس بهتر از CIOقادر به تصميم‌گيري صحيح در اين زمينه نيست و از همين رو مديريت و كنترل پروژه هايIT بر عهده اوست.
9- ارتباط با ساير مديران CEO) ، CTO و …)
واحدIT سازمان يك واحد مجزا نيست. فعاليت روزانه آن با اوضاع و احوال و نيازها و مشكلات ساير بخش‌هاي سازمان گره خورده است. در چنين شرايطي كاملا بديهي به نظر مي‌رسد كه تعامل با مديران ساير بخش‌هاي سازمان را جزو وظايف روزمره CIO بدانيم. حتي گاهي اوقات اين تعامل نقش استراتژيك و حساسي پيدا مي‌كند. مثلا در برخي سازمان‌هاي بسيار بزرگ (مانند شركت‌هاي خودرو سازي) مديران ديگري نيز وجود دارند كه بر حسن به‌كارگيري و مديريت ديگر فناوري‌هاي مورد نياز سازمان نظارت كنند. گاهي اوقات از اصطلاح CTO يا مدير ارشد فناوري براي اين منظور استفاده مي‌شود. در اين گونه موارد، استفاده از فناوري پيشرفته فقط محدود به فناوري اطلاعات نيست بلكه فناوري‌هاي ديگري را نيز دربرمي‌گيرد. حتي در بعضي سازمان‌هاي ممكن است CIO تحت مديريت CTO كه به نوبه خود بر عملكرد تمام جنبه‌هاي فناورانه در سازمان نظارت مي‌كند، عمل نمايد. به هرحال ساختار مديريتي سازمان هرچه كه باشد، مدير ارشد اطلاعات معمولا يكي از آن‌دسته مديراني است كه بنا به ماهيت كار و مسووليتش نياز فراواني به تعامل با ديگر مسوولين سازمان دارد. اين تعامل آنقدر مهم است كه فراتر از يك نياز بلكه جزو مسووليت‌هاي اصلي او به شمار مي‌رود.
10- مديريت استراتژيك
نهايتاً بايد بر اين نكته مهم تاكيد كرد كه مديريت فناوري اطلاعات يا به تعبير ديگر، مديريت اطلاعات سازمان يك مديريت استراتژيك است. معناي اين حرف آن است كه ممكن است موقعيت‌هاي حساس و سرنوشت‌سازي براي راهبري فناوري اطلاعات در سازمان پديد آيد كه نيازمند تصميم‌‌سازي‌ها و تصميم‌گيري‌هاي به موقع و موثر باشد. اين ويژگي ناشي از ماهيت پويا و سيال فناوري اطلاعات و صنعت كامپيوتر است. اين صنعت خيلي سريع تغيير مي‌كند و مديريت مسائل مرتبط با آن، حتي در گستره كوچكي مثل يك سازمان (در مقايسه با گستره كلان جامعه) كندي و رخوت را برنمي‌تابد. تصميمات بايد سريع و موثر اتخاذ شوند. تصميم‌هاي ديرهنگام و يا اشتباه ممكن است عواقب جبران‌ناپذيري درپي‌داشته باشد. متاسفانه هيچ‌كس نمي‌تواند در چنين مواقعي به مدير ارشد اطلاعات بگويد كه كدام تصميم درست خواهد بود. اين وظيفه اوست كه با شناختي كه از واقعيت‌هاي صنعت فناوري اطلاعات و مختصات كسب‌وكار سازمان مطبوعش دارد، تصميم درست و به هنگام را اتخاذ كند و برانجام آن پافشاري نمايد.
