مجله فانوس توانمندسازی جوانان از طریق رسانه
مطالب مرتبط
ارسالی سردار
به ياد گذشته خويش باشيم حال را به خوبي بگذرانيم و در باره ي آينده از مال انديشي خودداري نكنيم.
سنكا
روزگار نسبت به كسي كه بداند وقت خود را چگونه مصرف كند فوق العاده مهربان است.
لرد آويبوري
زمان به سرعت مي گذرد. اين مقاله به توضيح اصول زمان شخصي مديريت كه چگونه يك مدير مي تواند، كنترل منابع اصلي و پايه اي را بدست بگيرد مي پردازد.
لغات EFF
سه كلمه EFFعبارتند از :
- موثر؛كارامد داشتن تعريف يا تاثيرمطلوب
- لايق؛يا كيفيت توليد با حداقل تلفات (هدررفتگي) و حداقل تلاش.
- سعي و تلاش
تنظيم زمان شخصي مديريت؛درباره به كار بردن لغات EFF است.با اين وجود كه عملي ساختن آنها بدون سعي و تلاش امكان پذير نيست.
زمان شخصي مديريت چيست؟
زمان شخصي مديريت درباره كنترل استفاده از منابع با ارزش است . دو سوال را بررسي مي كنيم:
- اگر شما پولهاي شركت را با محافظه كاري زماني صرف كنيد، چه اتفاقي خواهد افتاد؟
- آخرين باري كه تخصيص و تقسيم بندي زمان را در برنامه خود بررسي وتجديد نظركرديد؛چه موقعي بود؟
نبودن زمان تخصيص مديريت، توصيفي است؛ براي آخرين دقيقه اي كه شما با عجله جهت رسيدن به موعد مقرر يا جلسه اي كه دو باره آن را رزرو كرده ايد صرف مي كنيد.
تفكيك محيط منجر به افزايش استرس و كاهش موفقيت در عملكرد مي شود،درنتيجه بايد متوقف شود.مديريت ضعيف و نامرغوب اغلب نشانه نقص يا معضلي از اعتماد به نفس است.
تكنيك هايي را كه استفاده مي كنيد براي كار در پروژه هاي كوچك وظرفيت كاري خود به سادگي قابل استفاده در پروژه هاي بزرگ هستند.اما تاثيري كه با اهميت بود در پروژه هاي كوچك،قابل تعميم به پروژه هاي بزرگ نمي باشد.شما نمي توانيد موتور سيكلت را مانند دوچرخه برانيد،يا يك فروشگاه زنجيره اي را مانند بازار مديريت كنيد.
تقاضا ها ،مشكلات و كم توجهي نسبت به افزايش تاثير، مسئوليت رشد را براي شما گسترش مي دهند .
شما بايد تكنيكهاي مناسب يا بهتر و مفيد را بوسيله كساني كه اين كاررا انجام مي دهند بياموزيد.
تمرين ناقص و ناكافي ،ممكن است دليلي براي تنظيم زمان مديريت باشد كه به ندرت تحت تاثير سنجش، ارزيابي وعملكرد مجدد قرار مي گيرد.پيش بيني شما، چه مقدار نقطه ضعف (شكست )داشت ،چگونه و به چه جنبه هايي از كاري كه شما انجام داده ايد بستگي داشت؟
تنظيم زمان شخصي مديريت رخدادهاي زيادي دارد .بسياري از مردم (مديران ) تعدادي از آنها را مي پذيرند ولي تعداد پذيرفته شده ،شامل تمامي رخدادها نمي شود.
مفهوم ساده اي از همراهي انظباط روزانه و ايده ارتباطي از برنامه ي فعاليت وجود دارد ولي از طرفي ،اينها يك ابزار براي نظم و انظباط سيستماتيك براي تآثير گزاري شما روي حوادث است ، مهارتهاي مربوط به مديريت مانند برنامه ريزي پروژه ها همچنان موثر و كارآمد هستند. تنظيم زمان شخصي مديريت مجموعه اي از ابزار هستند كه به شما اجازه ميدهند:
- تفريط را حذف كنيد.
- براي جلسات حاضر شويد .
- حجم بالاي كا ر را نپذيريد .
- بر پيشرفت پروژه ها نظارت كنيد .
- تشخيص زمان را براي كارهاي مهم انجام دهيد.
- از پروژه هاي طولاني مدت اطمينان حاصل كنيد و آنها را ناديده نگيريد .
- يك روز موثر را طراحي و برنا مه ريزي كنيد.
- يك هفته كار امد را برنامه ريزي كنيد .
- و كارهارا به سادگي وبا كمي نظم و انظباط شخصي انجام دهيد.
- از انجايي كه زمان شخصي مديريت يك فرايند مديريتي، مانند ساير فرايند هاست بايد بر نامه ريزي ، طراحي و پيش بيني شود و به طور منظم مورد رسيدگي وبررسي قرار گيرد.
- در پيروي از اين بخش ما بايد روشهاي اصلي و وظيفه هايتان را از زمان شخصي مديريت ، امتحان كنيم. از آنجايي كه درك درست و صحيح بستگي به تجربه بالا دارد؛ شما تعيين خوا هيدكرد كه چه مقدار زمان براي يك قسمت با توجه به جنبه هاي كاري خودتان نياز داريد.
حالا اگر وقتي براي اين كار نداريد از خودتان بپرسيد؛ چرا ؟
تمرين رايج ((متداول ))
چيزي كه اين نويسنده ازآن حمايت مي كند اين است كه برخي يقين هاي آن اين است كه به شما،كنترل بيشتري براي استفاده و بهره مندي از منابع اصلي مي دهد(زمان).
قبل از اينكه از آينده شروع كنيم، زمان حال ارزش بررسي دارد. اين كار شامل كارهاي ساده براي ارائه توجه، به چگونگي صرف زمان شما براي دوره هاي طولاني مناسب از زمان است.
يك مثال ساده اين است كه يك جدول تهيه كنيد واز آن 6تا كپي بگيريد وبا خودتان هر جا كه مي رويد، به همراه داشته باشيد وهر تغييري در برنامه تان را در آن ثبت كنيد.
بعد از يك هفته زماني، جدول را مرور و بررسي كنيد و اگر مناسب بود ادامه دهيد.
جلوگيري از هدر رفتن
در اينجا ما به ايجاد طبقه جديدي از كارها براي افزايش اثر بخشي توجه نداريم، اما به سادگي اين روش كارساز است. شركت IEE با اين روش به مهندسان خود ، حدود27000 پوند در سال مي پردازد (حدود50/12 پوند در هر ساعت). به عبارت آنها هر يك پوند در هر دقيقه. براي هر 5 دقيقه كار چه مقداري به شما پرداخت مي شود؟
اولين قدم براي ارزشيابي انتقادي چگونگي صرف زمان شما و سوال كردن درباره تعدادي از عادتهاي شما در برنامه زماني شما است زماني كه ممكن بود بهترين استفاده را داشته باشد.
منا بع هدر رفتني متفاوت هستند، متداول ترين آنها جامعه است، مكالمات تلفني،مكالمات حول ماشين قهوه(حرفهاي چرت و پرت كه زمان را از بين مي برند)
البته احمقانه خواهد بود كه همه كارهاي مرتبط با اين فعاليتها حذف شود زيراهمه نياز به تفريح داريم.
برنامه زماني شما نشان خواهد داد كه آيا اين يك وسيله است، وشما ممكن است تمايل داشته باشيد كه كارهايي را در اين مورد قبل از اينكه رييس شما كاري انجام بدهدرا انجام بدهيد. در برنامه زماني شما، هر فعاليت چقدر ارزش زماني دارد و مقايسه كنيد كه چه مقدار زمان واقعي صرف آن مي كنيد ؟
بعد از ظهر را صرف پاك سازي و جدا سازي نامه هاي داخلي مي كنيد ، يك ساعت را جهت گفتگو با همكارتان هدر مي دهيد ، يك دقيقه را صرف مرتب كردن نامه ها مي كنيد .اين نوع از فعاليت به طور طبيعي كنترل و اداره كردن زمان شما را پايين خواهد آورد ، چون كه شما هيچ زماني را براي كارهاي جزئي و كم اهميت تخصيص نداده بوديد.
مخصوصا” اگر شما كاري را براي انجام دادن داشته باشيد ، قبلا” تصميم بگيريد كه چقدر از وقت شما را خواهد گرفت و براي موعد مقرر كار كنيد –سپس به سوي كار بعدي حركت كنيد. يكي از منابع رايج اتلاف وقت به تاخير انداختن كار است كه نامطلوب است ، به جهت پيدا كردن تحريف و نادرستي كه كمتر مهم جلوه مي نمايد.
برنامه زماني خود را براي مطمئن شدن از اينكه شما هيچ كاري را به تاخير نينداخته ايد چك كنيد چون تاخير ها كساد آور و مسئله ساز هستند.زمان اغلب بين تعويض فعاليتها از بين ميرود.به همين سبب اين براي گروههاي كاري مشابه هم كه به صورت اجتناب پذير با تاخير كاررا شروع مي كنند مفيد خواهد بود.
برنامه زماني شما ، نشان خواهد داد كه شما كجا مي توانيد ذخيره ها را به كار ببريد. شما ممكن است بعد از وارد شدن به يك كار روزانه ، با عوامل ثابت ولي به طور منظم در حال تغيير سروكار داشته باشيد .
انجام دادن كارهاي ديگران
تاثير و برخورد مهم كار شما مي تواند تمايلي براي كمك به ديگران توسط كار ديگران باشد .حالا در اين فضاي آزاد و هماهنگ محيط كار ، مطلوبيتي كه شما بايد مشتاق باشيد براي كمك به بيرون راندن آن ،آشكار و بديهي به نظر مي رسد ، اما برنامه زماني كار خودرا چك كنيد و تصميم بگيريد كه چه مقدار زمان صرف كارهاي ديگران مي كنيد .براي نمونه اگر شما يك روز صبح را صرف چك كردن گرامر و دستور املائي در ارتباط با مواد آموزشي هر پروژه كنيد ، شما آن وقت را هدر داده ايد.
عموما” شما بايد نمونه خواني انجام بدهيد كه آنها اين كار را بهتر از شما انجام مي دهند،شما بايد تكنيكهاي سطحي را حذف كنيد .مسئله بعدي ،مدير شما است .بررسي كنيد كه چه دوره هائي در برنامه شما مفيد بوده ؟كارهائي كه مدير شما هم تكرار كرده يا آنها را چشم پوشي كرده يا دوباره آن كارها را انجام داده است ؟
اگر يك كار به صورت ناقص و بد تعريف شده باشد در باره روشني و وضوح آن كاوش كنيد.اگر مدير بودن سخت است ،سعي كنيد ويژگي هاي كوچكي از آن را براي هر كار قبل از شروع آن و موافق بودن در مورد آن بنويسيد.در حالي كه شما نمي توانيد با ظرافت و كارداني قرارداد را براي مديرتان اجرا كنيد آيا او مي تواند تغيير ذهني داشته باشد .آن در آخر سر موجب خواهد شد كه او موضوع را قبل از آنكه شما زمان خودتان را مفيد هدر دهيد به زودي بررسي كند.
انتصابات خارجي
گام بعدي براي تنظيم زمان شخصي مديريت، شروع كردن كنترل زمان شماست . اولين مسئله انتصاب و جايگزيني است.شروع با يك انتصاب ساده ي برنامه روزانه است .شما بايد ليست كاملي از انتصاب هاي معلوم را براي آينده داشته باشيد ، تعدادي از واحد هاي منظم كاري خود را -آنها را كه هم اكنون،انتصابات شما را شكل مي دهند
ممكن است شما زمان ناهار داشته باشيد كه مي توانست زمان بهتر و مفيدي در يك كنفرانس باشد گام بعدي افزودن ليست يادداشت روزانه ي كارهاست، فعاليت هاي شخصي جهت استفاده از زمان موجود و دردسترس به شما كمك خواهد كرد . بررسي كنيد! چه فعاليت مهمي به يادداشت روزانه شما اضافه شده است ؟ نه (اگر پاسخ منفي باشد) خواندن را براي لحظه اي متو قف كنيد و واقعا”بررسي و رسيدگي كنيد .
تنها نوع مهمي از فعاليت كه در زمان شما صرفه جويي خواهد كرد اختصاص دادن زماني براي صرفه جويي وقت است كه زمان هاي كوتاه چندين روز را ذخيره و صرفه جويي خوا هد كرد . و مهمتر از همه فعاليتها، اين است كه هميشه وقتي براي تنظيم زمان مديريت اختصاص دهيد . حتي اگر شده 5 دقيقه ودر هر روز براي باقي ماندن هر قرار در ياداشت روزانه بررسي كنيد كه چه كارهايي از فعاليت شما اعتماد واطمينان را از شما مي گيرد (و به عبا رتي از انجام دادن آنها مطمئن نيستيد) تا هيچ زماني را از دست ندهيد .
طرحي را در دست تهيه داشته باشيد تا از كار زياد اجتناب كنيد.بدين صورت اگر شما جلسه اي داشته با شيد ، زماني را براي خواندن آن گزارشها اختصاص بدهيد تا از به تعويق افتادن جلسه اجتناب كنيد و شانس تصميم گيري درست را در همان بار اول افزايش دهيد . بررسي كنيد كه چه كارهايي از قبل نياز به انجام شدن دارد و چه كارهايي بايد در ادامه وبعد از آن انجام شوند حتي اگر قبل از رخ دادن ، نامشخص باشد شما بايد باز هم زماني را براي تجديد نظر وبررسي دوباره محصول و طرح نتيجه عمل اختصاص دهيد .
در برنامه زماني شما زمان ضروري براي انجام دادن كارها وجود ندارد (زمان ضروري در برنامه منظور نمي شود )
برنامه پروژه ها
ايده اصلي اين است كه موعد شخصي مديريت شما بايدبه طور دقيق كسب شود ، مثل تكنيك هايي كه در پروژه هاي بلند مدت مي خواهيد استفاده كنيد.
- چك كردن و بررسي ويژه ها – آيا شما مطمئنا” با آن چيزي كه تحويل داده خواهد شد موافق هستيد.
- شكستن وتفكيك كارها به بخش ها وقسمت هاي كوچك، به طوريكه نيازهاي زماني هر يك را بتوانيد برآورده كنيد و بر پيشرفت آن نظارت كنيد .
- برنامه تجديد نظر وبررسي پيشرفت شما ، بطوريكه شما به راحتي به مشكلات بتوانيد جواب بدهيد (از عهده مشكلات برآييد)
مانند اغلب ايده هاي مديريت،اين يك مفهوم رايج و متداول است. اگر يك پروژه ساده برنامه ريزي وتنظيم زمان مديريت نشان دهد كه كار نمي تواند انجام بگيرد،پس آن انجام نخواهد شد اما با شناخت ، شروع كردن، شانس شما را افزايش خواهد داد كه چيزهايي را بتوانيد در مورد آن انجام دهيد در يك قرار غير ممكن انفعالات و تاثيرات، به تنهايي شما را موفق نمي كنند اما به وسيله ديگران مي توانيد. منظور توليد برنامه اي براي آزادي و رهايي بيشتر در آينده است.
شما ميتوانيد از اين نوع از مسائل به وسيله تمرين كردن براي تنظيم زمان و مديريت اجتناب كنيد شما هميشه درك روشني از چگونگي صرف زمانتان و زماني كه ان را اختصاص نداده ايد خواهيد داشت.
اگر يك كار جديد به شما واگذار شود شما مي توانيد تخمين بزنيد كه آيا اين عملي و شدني است؟پروژه طراحي شده به شما مي گويد كه چه مقدار زمان نياز داريد و تنظيم زمان مديريت به شما مي گويد كه چه مقدار زمان در اختيار داريد.
چهار راه براي سرو كار داشتن با موعدهاي غير ممكن و امكان ناپذير وجود دارد :
- گرفتن يك مهلت طولاني (مدت دار )
- درخواست منابع بيشتر
- گرفتن درخواست مجدد قابل تحويل براي چيزها و كارهاي عملي
- بيان كردن موقعيت به روشني به طوريكه رئيس شما قضاوت منصفانه اي داشته باشد .
اگر اين ديدگاه ساده، غير واقع بينانه به نظر برسد، جانشين ديگري را بررسي كنيد .
اگر شما يك فرمي را داريد كه غير قابل حصول مي باشد وشما آن را مي پذيريد ،پس حاصل اطمينان شما از شكست است .البته پنجمين گزينه وجود دارد ،
حركت شركت به وسيله برنامه واقع بينانه .
تاكتيك دفاعي ديگري كه وجود دارد، پس ندادن اطلاعات پايه اي و اساسي از زمان پاسخگويي شما و زمان واقعي است.
اين كار به سرعت به صورت منبع باارزش اطلاعات ،صحت و درستي برنامه شما را گسترش خواهد داد.
هيچ دليلي وجود ندارد چرا كه شما بايد به تنهايي به موعدهاي نا فرجام خارجي پاسخگو باشيد .
گرفتن يك سطح بالاتر ، همان بررسي كما بيشي است كه احتمال دارد براي توليد هر سطحي از توسعه آن به كار بسته شود به طوريكه زمان كار مجدد را هشدار و كاهش مي دهد .
بدين صورت به وسيله اختصاص دادن زمان براي بررسي با كيفييت،شما زمان را براي كارهاي مجدد ذخيره خواهيد كرد و اين تمام قسمتهاي يك پروژه برنامه ريزي شده حمايت شده و كنترل شده به وسيله زمان مديريت شمااست.
سرانجام براي هر فعاليتي بايد برآورد كنيد مقدار زماني كه ارزش دارد صرف شود ، همان زمان را اختصاص دهيد اين ارزشيابي انتقاد آميز ممكن است پيشنهاد نگرشهاي متفاوتي را به وجود آورد يا متدهايي را ارائه دهندكه زمان براي كارهاي مهم مطابقت داشته باشد .
نظارت كردن براي كاركنان
همچنين تنظيم براي مديريت روي مردم ديگر تاثير ميگذارد ،مخصوصا”بر روي كاركنان شما. طراحي پروژه ها تنها به معني اختصاص دادن زمان شما نيست ولي كارهاي شما را توزيع مي كند ، وبايد در همان برنامه ريزي، نظارت و بررسي روشي كه برنامه شما وجود دارد انجام شود.
هدف هاي طولاني مدت
هدفهاي طولاني مدت زيادي كه مديران خوب بايد كسب كنند وجود دارند ، مخصوصا” با تلقي كردن توسعه وگسترش و حمايت از گروههاي كار . هدف هاي طولاني مدت مشكلات مهمي دارند ولي چنان ضروري و فوق العاده نيستند آنها مهلت معيني ندارند ، آنها دور دست وبعيد هستند براي اين منظور ،. به طور واضح بايد تعادل برقرار شود . بهترين تنظيم زمان مديريت اين است كه بين تصميم هاي عيني و هدف هاي نامشخص شخصي خودتان دربرنامه روزانه بتوانيد تعادل و توازن را برقرار كنيد.
صرفا” يك مدير احتمال دارد يك ساعت در هفته را براي رسيدن به موضوعات پرسنل تعيين كند.
البته اگر كارخانه دچار آتش سوزي شود يا جنگ جهاني سوم اعلام وشروع شود ، مدير احتمال دارد يك هفته ي مخصوص اختصاص دهد . ولي با پايان يافتن اين دوره ها،اين زمان ها بايد جبران شوند وهميشه براي رسيدن به هدف به كار گرفته شوند . مشابه اين زمان بايد براي توسعه و آموزش كاركنان اختصاص داده شود.
زمان واقعي صرف مديريت ميشود . كم وبيش بودن هدف طولاني مدت مسئله جزئي است . اما بدون برنامه سنجيده و حساب شده ، به دست نخواهد آمد .
به محض اينكه بخواهيد تنظيم زمان مديريت را به انجام برسانيد ، آن استفاده با ارزشي از كنترل گسترده براي خودتان خواهد بود . در روزهاي تعطيلي وساكت و خلوت شما بايد براي هدفهاي بلند مدت خودتان طرحي بكشيد و مسيري براي رسيدن به آن هدفها برنامه ريزي كنيد . شما ممكن است هيچ هدف بلندمدتي نداشته باشيد ، در اين صورت زمان را براي كارهاي فرعي و ضروري اختصاص بدهيد و بر پيشرفت آنها نظارت كنيد.
اگر شما برنامه اي براي رفتن به جايي نداشته باشيد ،بعيد است كه شما به آنجا برويد .
