مجله فانوس توانمندسازی جوانان از طریق رسانه
مطالب مرتبط
ارسالی آسیه
چكيده
در سالهاي اخير مديريت دانش به يك موضوع مهم و حياتي مورد بحث در متون تجاري تبديل شده است. جوامع علمي و تجاري هر دو بر اين باورند كه سازمانهاي باقدرت دانش مي‌توانند برتري‌هاي بلندمدت خود را در عرصه‌هاي رقابتي حفظ كنند. منابع نقد و بررسي چشم‌اندازهاي رقابتي سازمانها نشان دهنده تأثيرات اين ديدگاه در عرصه‌هاي استراتژيك سازمانهاي تجاري است. و اگر سازماني به راحتي نتواند شكل صحيح دانش را در جايگاه مناسب آن تشخيص دهد در عرصه‌هاي رقابتي با مشكل مواجه خواهد شد.
مديريت دانش با روش استاندارد در اداره يك شركت تجاري متناسب خواهد بود. با اطمينان مي‌توان گفت كه پايه و اساس مديريت دانش در يك دوره كوتاه‌مدت به بهره‌برداري بهينه از اطلاعات قابل دسترس و منابع موجود در يك شركت منجر خواهد شد. در دوره‌هاي بلندمدت نيز مي‌تواند پايه جديدي جهت پيشرفت و توسعه در منافع تجاري باشد و مهارتها را براي آينده مطمئن تقويت كند. در حقيقت مي‌توان گفت مديريت دانش براي همه شركتهايي كه خواهان ارتقاء و پيشرفت هستند به عنوان يك نياز استراتژيك مطرح مي‌گردد. مقاله حاضر ضمن توضيح و تبيين مديريت دانش و همچنين نقش و اهميت آن در فعاليتهاي مهم يك شركت تجاري، به منظور كسب سود اقتصادي بيشتر، به مباحثي از قبيل اجزا مديريت دانش، مدير دانش، مفاهيم، كاربرد و شيوه‌هاي استفاده از اين مقوله در موضوع تجارت به عنوان يك استراتژي موفق و مؤثر مي‌پردازد.
مقدمه
امروزه رقابت در سطح جهاني و سرعت افزايش تغيير و توسعه مداوم در صنعت و تجارت مشكلاتي قابل توجه و فزاينده در همه سازمانها محسوب مي‌شوند. آنچه مسلم است به منظور كسب فوايد رقابتي بلندمدت از ديدگاه اطلاع‌رساني و مديريت دانش تنها تكيه بر دسترسي به منابع اطلاع‌رساني خارجي و داخلي در روند اجراي كار كافي نيست بلكه در حال حاضر بهره‌برداري مؤثر از آنچه كه در عمل با آن مواجه هستيم و نه فقط آنچه كه در اختيار داريم به يك نياز و ضرورت شغلي تبديل شده است.
- مديريت دانش بعنوان يك استراتژي تجاري
امروزه همه مديران مكانيزم‌هاي متعددي را جهت بهبود كارآيي داخلي و مواجه شدن با چالشهاي مؤثر و متعدد در رقابت تجاري در اختيار دارند، اما در اصل فقط دو عامل عمده و اساسي وجود دارد كه مديران را از ديگران بعنوان فردي بي‌نظير و توانا متمايز مي‌سازد: مشتريان و كارمندان. ما مي‌دانيم كه كيفيت كار كارمندان، چگونگي همكاري و ياري آنها و زمينه مشتركي كه تصميم‌گيري مي‌كنند عوامل بهترين را از عوامل عادي و سازمان موفق را از ناموفق متمايز مي‌كند، هم اكنون بيشتر سازمانها استراتژي مديريت دانش را بعنوان پايه اساسي توان قابل رقابت و الگوي رشد پايدار را نيز بعنوان بخشي از استراتژيهاي شغلي بكار مي‌برند. به هر حال، مديريت دانش بعنوان يك استراتژي شغلي تنها وقتي به نتيجه نهايي خواهد رسيد كه نيازهاي اساسي برآورده شده باشند. اين نيازها بايد در ارتباط با يك مورد كاري مشخص كه از نيازهاي كاري زير اخذ گرديده‌اند در نظر گرفته شود:
– ايجاد يك سازمان براي سازماندهي مجدد، تجديد سازمان، تمركززدايي همراه با نيازهاي ديگر جهت بهبود انعطاف‌پذيري سازماني.
– يك سازمان ممتاز كه در همه سطوح نيرومند است (سازماني متمركز، غيرمتمركز يا سازماني كه پراكنده باشد)
– توانايي بهبود يافته به منظور عكس‌العمل نشان دادن در مقابل نيازهاي روزافزون بازار، رقابت بيشتر و پاسخ به نيازهاي جديد.
– سازگاري با شرايط كاري تغيير يافته كه توسط نيروهاي خارجي ايجاد شده است. (بعنوان مثال: بازارها، رقيبان، مسئولان و غيره)
– سازوكارهايي كه مبادله اطلاعات و دانش را در سازمان افزايش داده و آن را تسهيل مي‌كند تا آسيب‌پذيري را در زماني كه كارمندان كارهايشان را ترك مي‌كنند يا زماني كه تغييرات داخلي در كارمندان ايجاد مي‌شود كاهش دهد.
– از بين بردن فرآيندها و مراحل زائد كار و بهبود بهره‌برداري غير مؤثر از منابع انساني و اطلاع‌رساني و استعدادها در مراحل مهم فرآيندي كار.
– دوباره‌كاري و اجراي بيهودة بنيانها و اساس مورد لزوم كه بهره‌اي جز اتلاف وقت و هزينه دربر ندارد.
– برانگيختن انگيزة قوي‌تر در كارمندان براي اطلاع‌رساني و به اشتراك گذاشتن دانش و آگاهي مؤثر.
– بهره‌برداري مؤثر از سرمايه‌گذاري در تكنولوژي اطلاع‌رساني و زيرساخت‌هاي اطلاع‌رساني.
– بازيابي اطلاعات و دانش در صورت لزوم.
تجربه نشان مي‌دهد كه اجزاء منابع انساني، تكنولوژي اطلاع‌رساني و اطلاع‌رساني كه در فرآيندهاي استراتژيك ملحق شده، همه بايد بطور فشرده در مديريت و فرهنگ كاري سازمان ادغام شوند و تنها اين تركيب اجزا مديريت دانش است كه توانايي سازمان را براي بهره‌برداري از تمامي امكانات اطلاع‌رساني و دانش سازماني موجب مي‌شود.
- مديريت دانش كلاً به توسعة مستمر مربوط مي‌شود
اكثر سازمانها طي ده سال اخير تغييرات اساسي كرده‌اند، نه تنها سازمانهاي تجاري، بلكه سازمانهاي منفرد نيز مرتباً روش كاري خود را تغيير مي‌دهند. رسانه‌هاي خبري، ما را با اين حقيقت آشنا مي‌سازند كه مجموعه‌هاي ايجاد شده اغلب غيرمنتظره و بطور اعجاب‌آوري خلاق و سازنده هستند و تغييرات باسرعت زياد اتفاق مي‌افتند تا با نيازهاي مالي و تجاري تطابق داشته باشند. همگرايي تكنولوژي اطلاع‌رساني و فرآيند جهاني شدن آن سبب مي‌شود تا نيازها و ضروريات نسبت به سرعت تغيير و پيشرفتهاي سازماني احساس شود.
مديريت دانش بعنوان يك استراتژي كاري و شغلي بطور همزمان بر روي مرزهاي چندگانه عمل مي‌كند و نيز ابزاري جهت پيشرفت كلي برنامة يك سازمان محسوب مي‌گردد و از داخل سازمان قدرت ايجاد مي‌كند تا چالشهاي خارجي را برطرف نمايد و اين امر با بهره‌برداري از منابع دانش موجود در كارمندان، منابع اطلاع‌رساني، تكنولوژي اطلاع‌رساني و كاربردهاي آن و همچنين ارتباط آنها با خريداران و دست‌اندركاران بازار انجام خواهد شد. مفهوم مديريت دانش تعيين‌كنندة ابزاري براي انجام و پيشرفتهاي كاري است كه هر دو آنها شامل اجزاي كار، توزيع، محصولات و خدمات است و كليد موفقيت آن اين است كه توانايي اجراي فعالانه براي توسعة مستمر را دربر داشته باشد. با وجود اين، مديريت دانش براي بهبود مداوم همه فرآيندهاي كاري مهم تحويل و تجارت يك ابزار استراتژيك است. و اين امر بر پاية اين حقيقت متكي است كه مديريت دانش با مديريت اطلاع‌رساني مترادف نيست و بايد سطح بسيار بالاتري در نظام سازماني به اجرا درآيد. اين موضوع در گذشته نيز در زمينة خدمات مديريت اطلاع‌رساني صادق بوده است.
- مديريت دانش به ايجاد فرهنگ جديد مي‌پردازد
آنچه را كه ما از آن بعنوان فرهنگ كاري ياد مي‌كنيم معمولاً همان چيزي است كه بعنوان روشي با آن سروكار داريم و نيز آنچه را كه ما بعنوان كارمند در آن همكاري و مشاركت داشته باشيم. همچنين فرهنگ كاري متشكل از رفتار روابط انساني، سطوح معمول استانداردها و ارزشها و نيز همه ابتكاراتمان (ابتكارات خودآگاه يا ناخودآگاه در يك بافت سازماني) است، كه منجر به عملكرد مثبت سازماني از نظر حرفه‌اي و اجتماعي مي‌شود. دلايل اساسي همكاري مردم و تصميماتي كه براي فرهنگ كاري گرفته مي‌شود براي موفقيت (آلفا) يا شكست (اُمگا)4 است. مثالهاي متعددي از جهان كار براي نشان دادن آن نيازها و اين گزارشها مي‌توان يافت و ما همگي مثالهايي از فجايع شغلي كارمندان ردة بالا كه كارشان را ترك مي‌كنند سراغ داريم. اين افراد يا به يك رقيب مي‌پيوندند و يا از جهان ديگر اهداف بهره‌وري را ضايع مي‌كنند. در نتيجه، از لحاظ فرهنگي بايد به استراتژي مديريت دانش توجه اساسي معطوف شود. و تعجب‌آور نيست، كه بطور معمول داستانهاي موفقيت‌آميز از مديريت دانش كه نشان‌دهندة ايجاد يك فرهنگ كاري بنيادي، جديد يا در بيشتر موارد متفاوت نسبت به آنچه كه در قبل وجود داشته است شنيده باشيد. در موارد نهايي، مديريت در سطح بالا بايد جايگزين تغيير فرهنگي گردد. بنابراين مديريت دانش پايه و اساس سازنده براي سرعت بخشيدن به ايجاد فرهنگ كاري كنوني است، در محيط كنوني كه به سرعت درحال تغيير است، شايد تاكتيك تغييرات تكاملي براي بيشتر كارها بسيار كند و زماني كه نتايج و انتظارات آن را درنظر مي‌گيريم بسيار نامطمئن است. بنابراين فرهنگ كاري بايد براساس استراتژيها و اهداف كار ايجاد شود و پيشرفتهاي مستمر، آموزش سازماني مستمر، به اشتراك گذاشتن دانش، باز بودن فرهنگ به مقدار زياد، همكاري مفيد ميان كارمندان و اشخاص خارجي و هماهنگي كه در ميان مرزهاي سنتي (داخلي و خارجي) ايجاد مي‌شود را بر‌انگيزاند.
- مديريت دانش به اطلاعات مي‌پردازد
ميزان صحيح اطلاعات در زمان مناسب مدتها است كه يك عامل مهم براي انجام انواع كارها بوده است. گرچه، ميزان اطلاعات موجود داخلي و خارجي زياد است. بيهوده نيست كه امروزه مديران كاري دربارة غرق شدن در دريايي از اطلاعات صحبت مي‌كنند. دو برابر شدن اطلاعات موجود در هر 8 تا 9 ماه يكبار بر ابعاد اين معضل مي‌افرايد. سعي بر كنترل گنجينه اطلاعات از نظر تعريف غيرممكن است. حداقل براي سازماني كه كار انجام مي‌دهد بسيار پرهزينه خواهد بود. بنابراين ابزار كنترل ديگري بايد پيدا شود. سؤال اصلي بيشتر اين است كه ما چگونه مي‌توانيم زندگي كردن را تجربه كنيم و شيوه‌هاي كاريمان را در كنار شرايط هرج و مرج اطلاعات اجرا كنيم؟ در يك چنين شرايطي، درك اينكه كدام اطلاعات براي كارمان مهم هستند، و كدام اطلاعات بطور كلي براي كار و فرآيندهاي مختلف ايجادكنندة ارزش از اهميت كمتري برخوردارند براي ما مهم هستند. جنبة اطلاعاتي مديريت دانش كه شامل اطلاعات داخلي و خارجي از زمان پيدايش آن است، بايد از طريق مراحل استفاده و نگهداري در سرتاسر سازمان و از جهان خارج (شركا، مشتريان، فروشندگان و ديگران) جريان پيدا كند تا زماني كه اطلاعاتي قديمي شود و براي آنچه كه ارزش دارد كاملاً از آن بهره‌برداري شود.
بسياري از متخصصان اطلاع‌رساني با ذخيره و نظام‌مند كردن اطلاعات براي بازيابي و استفاده مجدد از آن اقدام مي‌كنند. براي يك سازمان دانش تنها تأكيد بر اين جنبه‌ها به تنهايي كافي نيست، بلكه اطلاعات بايد بر طبق نيازهاي واقعي كار از نظر كيفي كنترل شود و به فرآيندهاي كاري مرتبط بپيوندد. از طريق مناسبات مشترك ميان اطلاعات و فرايندهاي كار تجاري انسان است كه سرانجام دانش و درك جديد ايجاد مي‌شود. در حقيقت مي‌توان گفت در فضاي ايجاد شده در زمينة دانش و عقايد جديد است كه اساس توسعه و تغييرات بيشتر، جهت سودآوري بيشتر كار بنا گذاشته مي‌شود
- مديريت دانش به مردم مي‌پردازد
فرآيندها و روشهاي مديريت دانش توانايي دارند كه با مركز اطلاعات پيوستگي واضحي داشته باشند (بعنوان ذخيرة اطلاعات، متن، تصوير، صدا و غيره) و مفهوم اطلاعات نيز در حافظة انسان ذخيره مي‌شود و با اعمال و رفتار انسان بيان مي‌شود. در اين زمينه، روابط بين منابع اطلاعاتي و اشخاصي كه از آنها در ارتباطات مناسب استفاده و بهره‌برداري مي‌كنند، بي‌نهايت مهم هستند. ما تاكنون شاهد اين بوده‌ايم كه نيروي انساني و كارمندان مهمترين عنصر براي كارهاي مختلف هستند.
توجه داشته باشيد كه رقباي شما دقيقاً از همان سازوكارها و ابزارهايي استفاده مي‌كنند كه شما از آنها استفاده مي‌كنيد و از همان منابع اطلاعاتي كه در دسترس شما است بدين گونه كه همان اطلاعات به شيوه‌اي متفاوت مورد استفاده قرار مي‌گيرند و در موقعيت ديگري قرار داده مي‌شوند و به گونه‌اي متفاوت تفسير مي‌شوند كه ممكن است مهمترين عامل براي ايجاد يك تمايز در محيط كار شما باشد.
- مديريت دانش به يادگيري چگونگي فراگيري مي‌پردازد
آيا شما تاكنون از خودتان پرسيده‌ايد كه چگونه از تجربه‌هاي ديگران استفاده كنيد؟ لازم به ذكر است زماني كه اين مسئله براي يادگيري به سازمان مي‌رسد، آموزش افراد با آموزش سازمان در تضاد خواهد بود و واضح و روشن است كه بيشتر كارمندان از طريق شركت و درگيري در فعاليتهاي كاريشان تجربه كسب مي‌كنند. اين نوع مشاركت و درگيري موجب تشويق و پيشرفت كارمندان خواهد بود. از طرف ديگر در مقايسه با اين مي‌بينيم كه بين يادگيري فردي و سازماني كه بعنوان يك بدنه اصلي يادگيري است، رابطة خودكاري وجود ندارد و سازمان به خودي خود به خاطر داشتن اعضايي با سطح علمي بالاتر و با قدرت فراگيري عالي نسبت به ديگر سازمانها برتري ندارد. در حقيقت افراد اغلب با سطح علمي بالاتر در به اشتراك گذاشتن دانش با ديگران عكس‌العمل نشان مي‌دهند. به هرحال، يادگيري سازماني به اين معنا است كه دانش جديد، به صورتي به سازمان برگشت داده شود كه فرآيندهاي تجاري، بهبود يابند و نوسازي شوند. عكس‌العمل براي كسب پيشرفت‌ها بايد مستمر باشد و نيز بصورتي اجرا شود كه سازمان آن را بعنوان مالكيت خود بپذيرد. بعنوان مثال بايگاني يك گزارش نهايي از يك پروژه يا درج تعداد ديدگاههايي است جهت بهبود در پايگاه داده‌هاي بي‌معنا و اتلاف وقت براي يك سازمان آموزشي، و در يك سازمان ابزارهاي اصلي و اساسي بايد بيشتر مورد استفاده قرار بگيرد. بكار بردن روشهايي كه ما معمولاً به آنها بهترين روش مي‌گوييم از تأثير بيشتري برخوردارند. اغلب چنين تكنيكهايي شامل طيف گسترده‌تري از مسائل مانند جريان فرآيند كار (بهبود نحوة انجام كارها)، بهره‌برداري از تجربيات گذشته، راه و روشهاي پيشنهادي براي همكاري و ارتباط، استفاده وسيع از تكنولوژي اطلاعات، مراكز مهارتهاي موردنياز و بالاخره ارزيابي مستمر و فرآيند پيشرفت كه تكاملي هستند، به عبارت ديگر بهترين روشها، فرآيند كار آموزشي يا يادگيري سازماني هستند كه بايد كنترل و اداره شوند. بنابراين مديريت دانش استراتژيك يكي از ابزارهاي مديريت است كه بر همه عناصر و فعاليتهاي مهم تجاري به منظور كسب سود اقتصادي تأكيد دارد.
- مديريت دانش به ايجاد توان از طريق دانش مي‌پردازد
آموزش تنها يك فرايند واكنش‌پذير نيست كه از دانش و تجارت گذشته استفاده نمايد بلكه سازمانهاي آموزشي واقعي تنها از طريق كارمنداني كه از مهارتهاي شغلي بالايي برخوردارند، و همچنين كارمنداني كه در حال آماده‌سازي، پيش‌بيني، تحت تأثير قرار دادن و شكل دادن به فرصتهاي شغلي آينده هستند، با آينده مواجه مي‌شوند. در حالي سازمانهاي تجاري سنتي چالشهاي كاري روزانه را از طريق سازمانهايي كه براساس دانش و آموزش هستند حل مي‌كنند. از وجه مشخصة ساختار سازماني، سازمانهايي كه براساس دانش هستند مي‌توان به مكانهاي ملاقات، عرصه‌هاي مبادله دانش و خلاقيت و نيز ايجاد شبكه در آن سوي مرزها اشاره كرد. سازماني كه براساس چنين ساختارهايي ايجاد مي‌شود توانايي بيشتري را در حل چالشهاي پيچيده‌تر كه در آيندة نزديك با آن مواجه مي‌شود خواهد داشت. مفهوم مديريت دانش فعالانه به ايجاد يك پايه استراتژيك براي يك گروه يا ساختار سازماني شبكه‌اي كمك مي‌كند.
- مديريت دانش به مهارت در تغيير مي‌پردازد
اجراي يك استراتژي براي مديريت دانش دلالت دارد بر پرسش در مورد مسائلي كه به فرآيندها و روشهاي كنوني كار مربوط مي‌شود. اما بطور فزاينده نه تنها پرسش بلكه شناسايي روشهاي مؤثرتر و جديد را نيز در انجام كار دربرمي‌گيرد. با انجام اين كار، همانطور كه قبلاً نيز مشاهده نموده‌ايم شما عقايد مرسوم در مورد فرهنگ گروهي، رفتار مورد قبول در ميان كارمندان، نظامهاي ارزشي و غيره را لمس مي‌كنيد.
گرچه از ابتدا تأكيد بر انتظاراتي كه در مورد مزايايي شغلي، نحوة ارزيابي نتايج بالقوه اجرا و همچنين تصميم‌گيري در مورد نحوة اجراي مطلوب مديريت دانش وجود دارد از اهميت ويژه‌اي برخوردار است. بدون ترديد يك سازمان رشديافته تقاضاهاي جديد براي پيشرفت و تغيير را بسيار آسانتر از ديگر سازمانهايي كه رشد كمتري دارند بررسي مي‌كند.
مديريت دانش پايه سازمان آموزشي را ايجاد مي‌كند، ما سالها سرگرم درگيري، تبادل نظر و بحث دربارة سازمان آموزشي بوده‌ايم. بنابراين بايد كار خود را بهبود بخشيم و با قدرت هرچه بيشتر كار كنيم و نبايد كُند عمل نمائيم، اين‌ها عباراتي بوده‌اند كه به ما منتقل شده‌اند. بدون ترديد بسياري از اين مسائل عناصر اصلي براي ايجاد سازمان آموزشي واقعي هستند. از طرف ديگر سازمان آموزشي الگو يا ساختار سازمان نيست بلكه بطور كلي شكلي جديد از به اجرا درآوردن مديريت دانش است كه برجسته‌ترين مشخصه‌هاي آن ارتباطات، رفتارهاي متقابل و عملكردهاي انساني است.
- مديريت دانش به تكنولوژي نمي‌پردازد…
درك اين حقيقت براي اجراي مديريت دانش لازم و ضروري است، كه مديريت دانش راه‌حل اجراي يك تكنولوژي اطلاع‌رساني نيست و تنها نشان دادن اينكه هم اكنون يك سازمان دانش بنياد هستيم كافي نيست. پيش از اين بسياري از فروشندگان سيستم فنآوري اطلاعات، توانايي بازار را در دسته‌بندي توليدات و خدمات خود مي‌ديدند و من مطمئن هستم كه شما نيز با اين مسئله سروكار داشته‌ايد. به همان صورت كه يك سيستم بايگاني، يك سيستم پست الكترونيكي يا ديگر سيستمها ، بطور خودكار فايل‌هاي اسناد شما را سازماندهي نمي‌كنند و يا بازيابي آنها را تسهيل نمي‌كنند و كارآيي آن را نيز بهبود نمي‌بخشند يا هرآنچه را كه انتظار داريد حل نمي‌كنند، اين نوع سيستم مديريت دانش نيز مشكلات اصلي شما را حل نمي‌كند.
- تكنولوژي نيز اهميت دارد
اما از طرف ديگر بايد توجه داشته باشيم كه مديريت دانش فنآوري بسيار قوي دارد كه جزء لاينفك آن است. امروزه ايجاد سازمانهاي كاري مؤثر با حذف فنآوري اطلاعات مانند آن است كه به آينده پشت كرده باشيد. در واقع مديريت دانش يك مديريت استراتژيك است. و لازمه‌اش نيز آن است كه مديريت عالي منحصراً از فرصتهاي ارائه شده توسط فنآوري اطلاعات براي اهداف كاري بهره‌برداري كامل را بنمايد. همچنين به اين امر باور داشته باشيد كه، تمامي رقيبان شما از پيش اقدام به اين كار مي‌كنند و اين امر براي مديران كاري يك سازمان يك نياز بشمار مي‌رود. از سوي ديگر براين باوريم كه تكنولوژي اطلاع‌رساني تنها بعنوان ابزار حمايتي براي فرآيندها و فعاليتهاي كاري يك استراتژي ضعيف است. فرصتهاي جديد ارائه شده توسط فنآوري اطلاعات نيازمند بهره‌برداري گسترده است و اين امر نيز نيازمند آن است كه فنآوري اطلاعات به طور كامل بعنوان جزء اصلي در فرآيندهاي كاري گنجانده شود. مديران كاري نسبت بر اين مسئله آگاهي دارند كه اين فنآوري اطلاعات با اجراي مديريت دانش در سازمان فوايد استراتژيك به دنبال خواهد داشت.
- مديريت دانش نيازمند رهبري مدرن است
شرط لازم جهت اخذ نتايج موفقيت‌آميز در اجراي روند مديريت دانش آن است كه مديريت سطح بالا داراي انگيزه و پيشرو، در كار باشد و اين موضوع اغلب در مديريت كه بايد فرآيند را هدايت و راهنمايي كند بيان مي‌شود، اما در مورد مديريت دانش همانطور كه قبلاً شرح داديم در وجود پيكره سازمان نفوذ مي‌كند و شالوده‌هاي مديريت دانش بر همه فرآيندهاي كار، رفتار، فرهنگ و ارزشها غلبه مي‌كند و اين عوامل مذكور كارمندان را در همة سطوح و قسمت‌هاي متنوع سازماني را دربرمي‌گيرد. بنابراين ضرورت و لزوم وجود مديريت سطح بالا در يك سازمان و نظام يافته بدان معناست كه ضعف‌ها و شكاف‌هايي كه به طور آشكار در يك سازمان وجود دارد و نمود پيدا مي‌كند بي‌درنگ بايد نسبت به حل عوامل مذكور اقدام گردد و در سازمان امكان اين كه اعمال يا ديدگاهها بر ضد تغيير برانگيخته شوند وجود دارد. در واقع كارمند انعطاف‌پذيري كه مايل به تغيير و تحول سازنده در ساختار كلي نظام مذكور است كارمندي است كه انگيزه‌هاي او برانگيخته شود و مورد تشويق قرار گيرد در اين صورت استفاده از توان بالقوه وي آشكارتر مي‌گردد و اين به معناي قبول حق مسئوليت‌پذيري در انجام وظايف محوله و شناخت عمقي بهينه در اجراي پروژه كار اداري است و باعث توسعة بيشتر در كار مي‌گردد. به عبارت ديگر تصميمات بايد در زمان معين و سطح مقتضي اتخاذ گردد. در واقع نظامهاي رسمي آنچنان كه ما امروزه از آنها شناخت داريم موقعيت و قدرت را متزلزل مي‌كند. بدين ترتيب نظامهاي مشوق و براساس پاداش كه بايد مورد استفاده قرار گيرند از اهميت زيادي برخوردار مي‌شوند. البته لزوماً اين طور نيست اما واضح است كه اين حقايق مي‌تواند منجر به ايجاد يك فلسفه مديريت كاري كاملاً متفاوت شود و همچنين ممكن است اين شيوة مديريت جديد، گونه‌اي متفاوت از كارمندان را نسبت به آنچه كه ما امروزه، اغلب شاهد آن هستيم بطلبد. اين مبحث مسئله‌اي در خور توجه و تفكر براي هر فردي است كه درحال حاضر فرآيند انتخاب يك استراتژي مديريت دانش است.
- مديريت دانش مناسب تمام مشاغلي است كه مي‌خواهند بهترين باشند
ما مكرراً با اين پرسش مواجه مي‌شويم كه آيا حقيقتاً مديريت دانش مي‌تواند مناسب با نوع كار و شركت باشد؟ بررسي‌هاي بعمل آمده نشان مي‌دهد كه ميزان دانش و مهارت اغلب كارها طي 20 سال گذشته به ميزان قابل توجهي افزايش يافته است. حتي توليدات سنتي و شركت‌هاي وابسته به صنعت در اروپا نيز شاهد چنين افزايشي به ميزاني بالغ بر 30 تا 70 درصد بوده‌اند. گروه گارتنر بيان كرده است كه مديريت دانش با روش استاندارد در اداره يك شركت تجاري متناسب خواهد بود. با اطمينان مي‌توان گفت كه پايه و اساس مديريت دانش در يك دورة كوتاه‌مدت به بهره‌برداري بهتر از اطلاعات و منابع دانش در دسترس يك شركت منجر خواهد شد. در دوره‌هاي بلندمدت نيز مي‌تواند پايه جديدي جهت پيشرفت و توسعه در منافع تجاري باشد و مهارتها را براي آيندة مطمئن تقويت كند. در حقيقت مي‌توان گفت مديريت دانش براي همه شركتهايي كه خواهان ارتقاء پيشرفت هستند به عنوان يك نياز استراتژيك مطرح مي‌گردد. به هر حال مديريت دانش در دو وجه به نظر مي‌رسد و قابل تأمل است.
- وجه اول: خيلي ساده است
ما قبلاً شاهد اين قضيه بوده‌ايم كه مديريت دانش در موارد ذيل بعنوان يك استراتژي تجاري مطرح مي‌گردد:
– با ايجاد قدرت رقابتي از طريق بهره‌برداري پيشرفته از آنچه كه پيش از اين در تجارت شناخته شده است.
– مهار تغيير يا بهبود مستمر و مداوم روش كار (بهترين شيوه‌ها) و كيفيت كالاها و خدمات.
– ارائه خدمات بهتر به مشتريان و بازار با استفاده از نيروي انساني و همه منابع ساختاري در دسترس.
– آموزش مستمر در همة سطوح از جمله فردي، گروهي و سازماني.
- وجه دوم: بسيار مشكل نيز هست
اگرچه مديريت دانش بسيار ساده به نظر مي‌رسد اما شركتهايي كه سعي دارند تا به شركتهايي دانش بنياد تبديل شوند با مشكلات اساسي روبرو هستند. نخست اينكه پاسخ صحيحي براي همه مشكلاتي كه با آن مواجه هستند وجود ندارد و همچنين علاوه براين دستورالعمل خاصي نيز جهت اجراي روشها و مفاهيم مديريت دانش موجود نمي‌باشد. بعنوان يك استراتژي براي توسعه و پيشرفت تجارت، بايد در ساختارها و ارزش‌هاي اساسي سازمان تغيير ايجاد شود تا رقيبان متمايز شويد. لازم به ذكر است كه مديريت دانش جهت اجرا نيازمند عوامل ذيل مي‌باشد.
– درك و پذيرش ارزش اطلاعات و دانش بعنوان يك ابزار استراتژيك.
– داشتن يك گروه مديريتي كه نسبت به اجراي مديريت دانش وفادار باشند.
– داشتن قابليت و تمايل به تغييرات
– داشتن انگيزه و علاقه جهت بهتر شدن
– تمايل به درگير كردن كارمندان در فرآيند كار
– اعتقاد به اين امر كه كارمندان از توانايي خود بطور كامل بهره‌برداري نكرده‌اند
– پذيرش يك سيستم باز با توجه به سهيم شدن در اطلاعات و دانش
