طراحي برنامه جامع کسب و کار سازماني

چکيده:

پيچيدگي و سرعت تحولات اقتصادي در دنيا، شاخص ها و ملزومات قرار گرفتن در عرصه رقابت و بهينه سازي ساختار توليد و اجرايي را در سازمان ها دچار تغييرات و دگرگوني هاي بسياري کرده است. سازمان ها براي باقي ماندن در عرصه رقابت هاي بازار و هماهنگ سازي خود با شرايط بازار و افزايش تطابق پذيري بايد راه کارها و ابزارهاي جديدي را جستجو کنند. از مهمترين ويژگي هاي سازمان ها در عصر جديد مي توان به لزوم پويايي و انعطاف پذيري بالاي آنها اشاره کرد. سازمان هاي پيشرو مي دانند که راه جل هاي امتحان شده براي يک کسب و کار خاص هر چند هم موفق، نمي تواند دربرگيرنده شرايط مناسبي براي ساير کسب و کار ها باشد بنابراين آنها سعي مي کنند به جاي تقليد و تکرار با شناخت دقيق و موشکافانه محيط دروني و بيروني سازمان بتوانند چالش هاي اساسي کسب و کار خود را شناسايي کنند و بر اساس آن راه حل هاي کارا و مناسبي را درپيش بگيرند.

هر سازماني براي حرکت رو به رشد و دستيابي و حفظ تعالي و پويايي در بخش هاي مختلفش نيازمند يک طرح و برنامه کلي است که بايد دربرگيرنده چالش ها و مسائل اساسي پيش روي سازمان از بدو تاسيس تا رسيدن به اهداف مقطعي و اصلي باشد. چنين سند و مکتوبي که معرف اصول و راهکارهاي توسعه سازمان محسوب مي شود و بر حسب نياز در اختيار افراد مرتبط با آن در سازمان قرار مي گيرد برنامه جامع کسب و کار مي گويند. همچنين نبايد فراموش کرد که در بدو شروع به کار سازمان ها و يا در مراحلي که بايد بخش هاي جديدي راه اندازي شود و يا پروژه هاي جديدي تعريف شود برنامه جامع کسب و کار سازماني مي تواند کمک خوبي براي جذب کمک هاي مالي سازمان ها و ارگان هاي مختلف باشد. در اين مقاله سعي شده است تا اصول و ساختار مورد نياز براي نوشتن يک برنامه جامع کسب و کار سازماني ارائه شود. شايان ذکر است که اين اصول کلي در رابطه با هر کسب و کاري قابل استفاده و کاربردي است.

همانطور که هر کارشناس فروش خبره اي مي داند، شما مجبور هستيد همه چيز را درباره محصولات و خدمات خود براي ترغيب ديگران به خريد آن بدانيد.

طرح جامع کسب و کار بايد مدام در جريان کار مورد بررسي و بازنگري قرار گيرد. رشد مناسب کسب و کار در گروه تهيه يک طرح جامع مناسب ، پويا و آينده نگرانه براي کسب و کار است.

مقدمه:

برنامه کسب و کار يا طرح توجيهي براي يک پروژه يا فعاليت تجاري در هر سازمان اقتصادی بزرگ و شرکت کوچکی به عنوان یک سند اصلی تلقی می شود که مقیاسی خواهد بود برای کارمندان و مدیران تا به واسطه آن بتوانند میزان موفقیت های خود و شرکت را بسنجند و برای فعالیت های آتی خود تصمیم گیری کنند. این برنامه بر اساس توانایی های شرکت در نیروی انسانی, تجهیزات و سرمایه تهیه می شود.

به عنوان مثال داشتن یک برنامه کسب و کار مناسب هنگام ارائه تقاضای دریافت وام ازموسسات اعتباری همچون بانک ها نقش موثری در تصمیم گیری آنها برای حمایت از شرکت شما و پروژه های در دست اجرای شما دارد. در ادامه با اطلاعات مورد نیاز برای تهیه یک برنامه کسب و کار آشنا می شویم.
صفحه آغازین(جلد)

برای صفحه ابتدایی برنامه کسب و کار باید در بالا و وسط صفحه و با قلم مناسب عنوان برنامه کسب و کار آورده شود. این عنوان باید کاملاً گویای ساختار کلی طرح باشد.

اگر طرح شما به زبان فارسی است در سمت راست و پایین و اگر به زبان انگلیسی است در سمت چپ و پایین اطلاعات زیر را به ترتیب وارد کنید.

1- نام صاحبان طرح و ایده ارائه شده

2- نام کسب و کاری که هدف شماست

3- نشانی پستی اول

4- نشانی پستی دوم

5- شهر، خیابان- کد پستی- تلفن

6- نمابر

7- پست الکترونیک

8- وب سایت( در صورت وجود)

1- فهرست

صفحه فهرست پس از صفحه جلد خواهد آمد و به ترتیب زیر تهیه می شود:

1- فهرست

2- خلاصه مدیریتی

3- توصیف کلی شرکت

4- محصولات و خدمات

5- برنامه بازاریابی و فروش (تحلیل بازار)

6- برنامه عملکرد

7- ساختار مدیریتی و سازمانی

8- بیانیه اقتصادی

9- سرمایه گذاری و هزینه های شروع

10- برنامه اقتصادی

11- پیوست ها

2- خلاصه مدیریتی

خلاصه مدیریتی مهمترین بخش طرح جامع کسب و کار شماست که در آن مروری اجمالی بر کل طرح صورت می گیرد. به طور خلاصه این بخش قصد دارد به خواننده بگوید که شرکت شما در چه سطحی و در کجای کار قرار دارد و قصد دارد به کجا رود. این اولین چیزی است که خواننده می بیند بنابراین می تواند در ترغیب آنها به خواندن یا نخواندن طرح موثر باشد. بیش از هر چیز دیگری اهمیت این بخش به این خاطر است که علت تفکر شما را نسبت به موفقیت آمیز بودن طرح، برای خواننده بازگو می کند.

بخش خلاصه مدیریتی باید در انتهای کار نوشته شود یعنی زمانی که شما تمامی برآوردها و محاسبات خود را انجام داده اید و در ساختار کلی طرح مورد استفاده قرار داده اید. در این صورت شما می توانید با احاطه کامل خلاصه ای مناسب از محتوای طرح خود تهیه کنید و در بخش خلاصه مدیریتی قرار دهید.

این بخش علی رغم کم بودن محتوای آن بسیار مهم و حیاتی است بنابراین برای تهیه آن باید نهایت دقت را صرف کنید چرا که مدیرانی که قرار است طرح شما را مطالعه کنند پیش از هر کاری این قسمت را مطالعه می کنند و برای ایجاد جذابیت در آنها نسبت به مطالعه سایر قسمت ها لازم است در تهیه این بخش دقت و توجه زیادی را صرف نمایید.

پیشنهاد می کنم این بخش را حداکثر در دو صفحه یا کمتر از آن تهیه کنید. فراموش نکنید که وقتی طرح خود را برای بانک ها یا موسسات و شرکت های سرمایه گذار ارسال می کنید مدیر مربوطه طرح را بدون حضور شما مطالعه می کند بنابراین شما باید با استفاده از هنر نویسندگی در کمترین حجم به گونه ای که در یک مرور حداکثر پنج دقیقه ای بتوان هدف و موضوع اصلی طرح را برای خواننده تصویر کند اطلاعات مهم و کاربردی را به وی منتقل کنید.

اگر بتوانید در این بخش به خوبی موفق به جلب نظر خواننده طرح شوید قطعاً او را برای مطالعه دقیق تر اطلاعات جزیی تر طرح که در صفحات آینده خواهد آمد تحریک کرده اید. بنابراین لازم است پیشنهاد ها، نظرها و توصیه های اساسی خود را تشریح کنید: محصولات شما چه خواهد بود؟مشتریان شما چه کسانی خواهد بود؟صاحبان و مالکان طرح چه کسانی هستند؟ برای آینده کسب و کار و صنعت خود چه فکری کرده اید؟

بخش خلاصه مدیریتی را برانگیزاننده، ترغیب آمیز، حرفه ای، کامل و مختصر تهیه کنید. اگر قصد دریافت وام دارید به روشنی بیان کنید که به چه مقدار اعتبار نیاز دارید؟چگونه آن را مصرف خواهید کرد و چگونه اعتبارات دریافتی می تواند باعث رونق کسب و کار شما شود تا آنها را از بازپرداخت اعتبارات مطمئن سازد.

محتوای بخش خلاصه مدیریتی

* بیانیه(شعار) ماموریت

اگر بخش خلاصه مدیریتی با توصیف کلی شرکت یکی بود بیانیه ماموریت در این قسمت آورده می شود. بیانیه ماموریت شرح خلاصه ای در مورد واقعیت کسب و کار شماست که می تواند دو کلمه، دو جمله، یک پاراگراف و یا یک تصویر منحصر به فرد باشد. بیانیه باید تا حد ممکن مستقیم و متمرکز باشد و به روشنی به خواننده القاء کند که کسب و کار شما درباره چیست.

* تاریخ شروع کسب و کار
* اسامی موسسین و وظایف محوله به هر یک
* تعداد کارمندان
* مکان شرکت و شرکت های تابعه
* تشریح وضعیت کارخانه و امکانات موجود در آن
* محصولات تولیدی و خدمات قابل ارائه
* اطلاعات مربوط به سرمایه گذاری های انجام شده و بانکهای مرتبط
* خلاصه ای از جریان رشد شرکت شامل مسائل بازاریابی و اقتصادی
* خلاصه ای از مدیریت طرح ها و برنامه ٱینده

اگر شما هنوز در ابتدای کار هستید نیازی به جمع آوری و ارائه اطلاعات ذکر شده بالا نخواهید داشت. به جای این کار باید تمرکز خود را معطوف به تجربیات و سوابقی نمایید که به شما اجازه داد شروع به انجام این کار کنید. مشکلاتی که در بازار هدف با آن روبرو هستید و راه حل های پیشنهادی خود را مطرح کنید. مهارت ها و تخصص هایی را که به شما امکان می دهد با قدرت بیشتری به بازار هدف حمله کنید طرح کنید.

به خواننده طرح، فعالیت ها و تلاش هایی را که برای متمایز شدن یا بهتر شدن در بازار در نظر دارید بازگو کنید. خواننده طرح را متقاعد کنید که به محصولات و خدمات شما نیازمند هستند. سپس برنامه های آینده شرکت را ذکر کنید.

3- توصیف کلی شرکت

چه کسب و کاری را انجام خواهید داد؟ چه کاری می خواهید انجام دهید؟

بدون اینکه به جزئیات بپردازید در این بخش باید دیدی کلی در مورد چگونگی ترکیب عناصر مختلف در کسب و کار خود مطرح کنید. بخش توصیف کلی شرکت باید شامل اطلاعاتی درباره ماهیت و اساس کسب و کار باشد و همچنین لیستی از فاکتورهای اولیه که باعث موفقیت کسب و کار شما خواهد شد.

زمانی که در مورد ماهیت کسب و کار خود (یا چرایی ورود به این کسب و کار) توضیح می دهید لیستی از نیازهای بازار که شما به دنبال رفع آنها و ارائه راهکارهای مناسب با استفاده از خدمات یا محصولات خود تهیه کنید. سرانجام نیازهای خاص شخصی و منحصر به فرد و سازمانی که تشخیص می دهید یادداشت کنید.

فاکتورهای اولیه موفقیت باید حداکثر توانایی را برای رفع نیازهای مشتریان داشته باشد. روش های کارآمد و مناسب برای تحویل دادن محصولات و خدمات، پرسنل فعال و خوب یا موقعیت مکانی مناسب از این جمله هستند. هر یک از این موارد می تواند برای کسب و کار شما یک مزیت رقابتی به حساب آید.

موارد قابل توجه در این بخش عبارتند از:

بیانیه ماموریت شرکت:

بسیاری از شرکت ها بیانیه ماموریت کوتاهی دارند که معمولاً در 30 یا تعداد کمتری کلمه به تشریح دلایل شکل گیری و اصول هدایت کننده آن می پردازد. اگر شما قصد دارید بیانیه ماموریت سازمان خود را طرح کنید. این بخش از برنامه کسب و کار محل خوبی برای قرار دادن آن است.

اهداف و مقاصد شرکت:

اهداف نقاط و سطوحی از کار هستند که سازمان قصد دارد به آنها برسد. مقاصد نمایانگر پیشرفت هایی هستند که سازمان در راه رسیدن به اهداف حاصل می کند. برای مثال هدف باید داشتن یک شرکت موفق و سالم باشد که پیش آهنگ خدمات به متشریان است که از دارای مشتریان وفاداری است. مقاصد شامل اهداف فروش سالانه و برخی از مقیاس های رضایتمندی مشتری است.

فلسفه کسب و کار:

برنامه کسب و کار براي گروهي که تلاش مي كند يك ايده را به يك محصول تبديل كند و يك شركت بوجود آورد يک نياز مبرم به شمار مي رود.

برنامه کسب و کار شامل صفحاتي است که در آن اطلاعات تشريحي و مالي مختلفي گنجانده شده است. ساختار بخش تشريحي در واقع حکم بدنه اصلي برنامه کسب و کار را دارد که شامل بيش از 150 سوال اصلي منقسم به چندين قسمت است.

شما مي توانيد کار خود را از هريک از بخش ها به غير از بخش خلاصه مديريتي که بايد در انتهاي کار تکميل شود آغاز کنيد. به دنبال سوالاتي بگرديد که در کسب و کار شما به آنها توجهي نشده است. زماني که کار نوشتن پيش نويس را به پايان رسانديد مجموعه اي از اطلاعات مختلف در مورد برنامه کسب و کار خواهيد داشت که بايد به صورت منظم آنها را کنار هم قرار دهيد تا منظور نهايي از برنامه کسب و کار حاصل شود.

ارزش اصلي طراحي يک برنامه کسب و کار دست يابي به محصول نهايي نيست بلکه هدف اصلي قرار گرفتن فرآيند تحقيق و تفکر درباره کسب و کار در يک مسير سيستماتيک است. کار طراحي به شما کمک مي کند با دقت بسياري به همه شرايط کسب و کار فکر کنيد و درباره آنچه کاملاً از آن مطمئن نيستيد مطالعه و تحقيق کنيد. انجام اين فرآيند زمان بر خواهد بود اما مانع از هزينه هاي ناشي از خطاهاي احتمالي آينده مي شود.

آنچه در مقاله حاضر مي آيد يک الگو و مدل کلي مناسب براي انواع کسب و کارهاست. با اين وجود شما بايد آن را بر حسب شرايط و ويژگي هاي کسب و کار خود تغيير دهيد و ويرايش نماييد.